NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS

Introducción

 

Cada día las cosas avanzan, cambian y se actualizan, así mismo los documentos de la empresa también van sufriendo cambios necesarios, bien sea en su manera de redactarlos o en su estructura como tal, estas actualizaciones le permiten a la empresa estar vigente en un contexto de imagen y buena presentación de un documento. El documento en si es la imagen de la empresa y mas cuando este representa las decisiones de sus directivos. Es allí donde se hace necesario tener una redacción clara y una ortografía adecuada o perfecta. Esta guia combina esos tres conceptos, la redacción profesional; la ortografía y la mas actualizada manera de estructurar, hacer o elaborar un documento de acuerdo a la ultima versión que el ICONTEC en tal manera realizo y recopio dicha información en la Guía Técnica Colombiana 185, más conocida como la GTC-185.

Esta guía nos da las herramientas necesarias para hacer o crear o configurar documentos estándares en la mira de la calidad como: cartas, memorandos, circulares, certificados y constancias, sobres comerciales, tarjetas protocolaria, la hoja de vida corporativa, actas, informes, o simplemente un correo electrónico corporativo.

 

Guía Técnica Colombiana GTC185 

 

Este documento se plantea como guia, lo cual se adapta a cualquier necesidad o ambiente. Esta guia esta dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos y secretarios y todas aquellas personas que esten involucradas en la generacion de documento para facilitar su elaboracion y presentacion. Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) y ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

 

 

Objeto

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Esta guia representa recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa. Tiene en cuenta los aspectos generales de comunicacion y presenta un orden para las partes de cada documento con base en el estilo y la presentacion.

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Referencias  Normativas

Las siguientes son las norms que estan involucradas en la guia GTC 185:

• NTC 1001, papel formatos

• NTC 1075, guia de numeracion 

• NTC 4436, presentacion de tesis, trabajos de grados y otros proyectos de investigacion

• NTC 5613, referencias bibliograficas, contenido, forma y estructura.

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TÉRMINOS

Abreviatura: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa y, que siempre se cierra con un punto.

Acrónimo: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. Ejemplo: SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje.

Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

Copia: Fiel reproducción del documento.

Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación

Encabezado: Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.

Esquema: Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.

Foliar: Acción de numerar las hojas.

Logotipo: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

Márgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.

Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

Mensaje electrónico: Comunicación escrita, a través de la Internet.

Portada: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.

Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Razón social: Nombre que identifica a una organización.

Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.

Rúbrica: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su nombre o título.

Saludo: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

Sigla: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

Tercio: Cada una de las tres partes en se visualiza el sobre.

Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.

Zona: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

Estilo: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

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