NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS
PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS E INFORMES
Documentos: Definiciones y Partes
CARTAS
La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo,membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.
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MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
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CIRCULARES
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
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ACTAS
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Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.
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INFORMES
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.
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CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).
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CONSTANCIAS
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
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HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboral mente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.
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SOBRES COMERCIALES
El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío.
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